Pourquoi la gestion des absences est-elle essentielle dans une entreprise ?

Isabelle Kunze

Selon l’Office fédéral de la statistique (OFS), les travailleurs à temps plein ont manqué en moyenne 9,3 jours de travail en 2022 pour raisons médicales, c’est 20% de plus qu’en 2020 et 2021. Chaque année, les absences pour cause de maladie ou d’accident représentent un coût exorbitant pour les entreprises. Le coût moyen d’une absence journalière s’élève à CHF 1’000.-

Diminution de la productivité, augmentation de la charge de travail et du stress chez les collaborateurs restants sont quelques-unes des conséquences liées aux absences. Savoir les gérer efficacement devient une nécessité pour les entreprises. Isabelle Kunze, Responsable du Corporate Health Services (CHS) et formatrice, nous éclaire sur le sujet.

Quels sont les enjeux liés aux absences auxquels les entreprises font face ?

Isabelle Kunze : Selon les statistiques de l’Office fédéral de la statistiques, les absences, et par conséquent les coûts associés, sont en hausse. Lorsqu’un collaborateur est absent, le manager et son collaborateur doivent connaître les règles à respecter et avoir les bons réflexes. La question « que faire lors d’absences ? » ne devrait donc même pas se poser, la réponse devrait déjà être connue en amont. Les actions à entreprendre vont dépendre de la typologie de l’absences (courte ou longue durée, perlées) et ne nécessiteront pas la même prise en charge.

Il est important que les managers sachent gérer les absences afin de pouvoir se concentrer sur les collaborateurs présents et répartir le travail des absents. Pour ce faire, l’organisation est la clé. Il faut organiser le remplacement pendant l’absence, penser à l’équipe présente, faire en sorte que celle-ci ne soit pas en surcharge continue et éventuellement demander un CDD selon la durée de l’absence tout en gardant un lien avec la personne absente.

Comment détecter les signaux d’alerte et réduire voire éviter les absences ?

I. Kunze : Dans la plupart des cas, des absences de courte durée qui se répètent, sont prédictives des plus longues. Ainsi, plus il y en a, plus grandes sont les chances qu’elles se transforment en absences de longue durée. C’est pourquoi, il est important d’identifier ce qui se cache derrière ces récurrences d’absences de courte durée en fixant des entretiens aux collaborateurs concernés.

Un entretien préventif peut également être convenu si le manager remarque un changement de comportement de l’un de ses collaborateurs. Par exemple, si une personne de nature joviale devient cynique ou triste. D’autres signaux doivent également alerter le manager, comme du présentéisme, une baisse de la performance, une augmentation des heures supplémentaires, etc.

Ces différentes démarches permettent de montrer au collaborateur que le manager se soucie de lui et de sa santé. Cela impactera positivement leur relation. Il ne faut justement pas penser que la personne ne veut pas parler. Au contraire, beaucoup de collaborateurs admettent qu’ils n’ont jamais été contactés par leur chef ou les RH lorsqu’ils étaient absents, alors que cela aurait été apprécié.

Pour ma part, la gestion des absences est un prolongement de la relation construite avec le collaborateur avant l’absence. Si en tant que manager nous entretenons une bonne relation avec nos collaborateurs, ceux-ci seront plus enclin à s’exprimer avant même que l’absence ne se déclare.

Comment procéder en cas d’absences ? Quelles sont les règles à appliquer ?

I. Kunze : Concernant le collaborateur absent, les règles doivent impérativement être connues avant l’absence. Un contact téléphonique doit être convenu entre le collaborateur et le chef direct afin de savoir quelle est la durée estimée de l’absence, de déterminer les urgences à régler et de fixer la date du prochain contact téléphonique (qui appelle qui et quand ?). Le lien doit être maintenu tout au long de l’absence. Si celui-ci est perdu dès le début, il sera très compliqué de reprendre contact avec le collaborateur par la suite.

Concernant le reste de l’équipe, les actions à entreprendre dépendent de la durée de l’absence. S’il s’agit d’une absence de longue durée, le manager doit expliquer à ses équipes comment le travail de l’absent va être réparti. Le manager ne doit jamais parler de diagnostic à l’équipe, sauf si le collaborateur absent l’y autorise expressément. Il convient de parler d’un arrêt de travail de plus ou moins longue durée et de maintenir l’équipe informée régulièrement de la durée de l’absence et des éventuelles mesures qui vont être mises en place (CDD ou autre).

Quelles sont les questions à poser ou à ne pas poser ?

I. Kunze : Le manager ne doit pas jouer le rôle du médecin et ne doit jamais parler de diagnostic. Il doit rester dans une posture managériale, choisir les bons mots lorsqu’il parle avec son collaborateur et surtout lui montrer de l’empathie et de la bienveillance. Il peut lui poser des questions telles que « quelle est la durée estimée de l’absence », « une visite chez le médecin est-elle prévue ? ».

Les trois points essentiels à aborder sont la durée estimée de l’absence, les tâches urgentes à reprendre et la date du prochain contact téléphonique.

Comment procéder lors du retour après une absence ?

I. Kunze : Peu importe la cause de l’absence, le manager doit prendre un moment avec son collaborateur pour lui souhaiter la bienvenue et lui expliquer les changements survenus en particulier lorsque l’absence était de longue durée. L’accueil est important lors d’un retour d’absence.

Lors d’absences de longue durée, le manager peut fixer un entretien avec la personne pour comprendre si elle a des limitations fonctionnelles, si son cahier des charges doit être aménagé ou si elle a besoin de soutien. Un entretien régulier peut être convenu avec le collaborateur afin de s’assurer que le retour au travail se passe dans les meilleures conditions. Plus l’absence sera longue, plus la reprise au travail sera complexe.

Pourquoi suivre la formation du CHS le 14 mars ?

I. Kunze : Au terme de la formation, les participants seront outillés pour gérer efficacement les absences au sein de leur entreprise. Nous entendons souvent dire que les managers n’ont pas le droit de contacter leurs collaborateurs absents ! Au contraire, il faut le faire. En en revanche cela ne s’improvise pas.

Notre formation allie la théorie à la pratique et permet entre autres de :

• Comprendre quels sont les enjeux de l’absence
• Connaitre les chiffres liés aux absences
• S’entrainer aux différents entretiens
• Connaitre les règles à appliquer et les questions à poser en cas d’absence
• Savoir piloter l’absence et non pas se laisser piloter par l’absence !

Les places sont limitées, alors ne tardez pas trop avant de vous inscrire !

Nous nous réjouissons de passer cette journée avec vous.