Warum ist das Abwesenheitsmanagement in einem Unternehmen von entscheidender Bedeutung?

Isabelle Kunze

Laut dem Bundesamt für Statistik (BFS) fehlten Vollzeitbeschäftigte im Jahr 2022 aus medizinischen Gründen durchschnittlich 9,3 Arbeitstage, das sind 20% mehr als in den Jahren 2020 und 2021. Jedes Jahr verursachen krankheits- oder unfallbedingte Absenzen exorbitante Kosten für die Unternehmen. Die durchschnittlichen Kosten für eine tägliche Abwesenheit belaufen sich auf CHF 1’000.

Geringere Produktivität, höhere Arbeitsbelastung und Stress bei den verbleibenden Mitarbeitern sind nur einige der Folgen, die mit Fehlzeiten verbunden sind. Die Fähigkeit, sie effektiv zu managen, wird für Unternehmen zu einer Notwendigkeit. Isabelle Kunze, Leiterin der Corporate Health Services (CHS) und Ausbilderin, beleuchtet das Thema.

Mit welchen Herausforderungen im Zusammenhang mit Fehlzeiten sind Unternehmen konfrontiert?

Isabelle Kunze: Laut Statistiken des Bundesamts für Statistik steigen die Abwesenheitszeiten und damit auch die damit verbundenen Kosten. Wenn ein Mitarbeiter abwesend ist, müssen sowohl der Manager als auch der Mitarbeiter die Regeln kennen, die es einzuhalten gilt, und die richtigen Reflexe haben. Die Frage „Was tun bei Fehlzeiten?“ sollte sich daher gar nicht erst stellen, die Antwort sollte bereits im Vorfeld bekannt sein. Die zu ergreifenden Maßnahmen hängen von der Art der Abwesenheit ab (kurz- oder langfristige Abwesenheit, Dauerabwesenheit) und erfordern nicht die gleiche Betreuung.

Es ist wichtig, dass Manager wissen, wie man mit Abwesenheiten umgeht, damit sie sich auf die anwesenden Mitarbeiter konzentrieren und die Arbeit der Abwesenden verteilen können. Um dies zu erreichen, ist Organisation der Schlüssel. Man muss die Vertretung während der Abwesenheit organisieren, an das anwesende Team denken, dafür sorgen, dass es nicht ständig überlastet ist, und je nach Dauer der Abwesenheit eventuell einen befristeten Arbeitsvertrag beantragen, während man die Verbindung zu der abwesenden Person aufrechterhält.

Wie können Sie Warnsignale erkennen und Fehlzeiten reduzieren oder sogar vermeiden?

I. Kunze : In den meisten Fällen sind wiederholte Kurzzeitabsenzen ein Prädiktor für längere Abwesenheiten. Je häufiger sie also auftreten, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich zu längeren Fehlzeiten entwickeln. Deshalb ist es wichtig, durch Gespräche mit den betroffenen Mitarbeitern herauszufinden, was hinter den immer wiederkehrenden Kurzzeitabsenzen steckt.

Ein Präventivgespräch kann auch vereinbart werden, wenn der Manager eine Verhaltensänderung bei einem seiner Mitarbeiter bemerkt. Zum Beispiel, wenn eine Person, die von Natur aus fröhlich ist, zynisch oder traurig wird. Auch andere Signale sollten den Manager alarmieren, z. B. Präsentismus, Leistungsabfall, mehr Überstunden usw.

Diese verschiedenen Schritte zeigen dem Mitarbeiter, dass der Manager sich um ihn und seine Gesundheit kümmert. Dies wird sich positiv auf die Beziehung auswirken. Man darf eben nicht denken, dass die Person nicht reden will. Im Gegenteil, viele Mitarbeiter geben zu, dass sie nie von ihrem Chef oder der Personalabteilung kontaktiert wurden, wenn sie abwesend waren, obwohl dies sehr willkommen gewesen wäre.

Für mich persönlich ist das Absenzenmanagement eine Verlängerung der Beziehung, die vor der Absenz mit dem Mitarbeiter aufgebaut wurde. Wenn wir als Manager eine gute Beziehung zu unseren Mitarbeitern pflegen, sind diese eher bereit, sich zu äußern, noch bevor die Abwesenheit eintritt.

Wie ist bei Abwesenheiten vorzugehen? Welche Regeln sind anzuwenden?

I. Kunze : In Bezug auf den abwesenden Mitarbeiter müssen die Regeln unbedingt vor der Abwesenheit bekannt sein. Zwischen dem Mitarbeiter und dem direkten Vorgesetzten muss ein telefonischer Kontakt vereinbart werden, um die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit zu erfahren, die zu erledigenden Notfälle zu bestimmen und das Datum des nächsten telefonischen Kontakts festzulegen (wer ruft wen wann an?). Die Verbindung muss während der gesamten Abwesenheit aufrechterhalten werden. Wenn diese von Anfang an verloren geht, wird es später sehr schwierig, wieder Kontakt mit dem Mitarbeiter aufzunehmen.

Was den Rest des Teams betrifft, hängen die zu ergreifenden Massnahmen von der Dauer der Abwesenheit ab. Handelt es sich um eine längerfristige Abwesenheit, muss der Manager seinem Team erklären, wie die Arbeit des abwesenden Mitarbeiters aufgeteilt wird. Der Manager sollte mit dem Team nie über Diagnosen sprechen, es sei denn, der abwesende Mitarbeiter erlaubt es ihm ausdrücklich. Sie sollten über einen mehr oder weniger langen Arbeitsausfall sprechen und das Team regelmäßig über die Dauer der Abwesenheit und die möglichen Massnahmen, die ergriffen werden (befristete Arbeitsverträge oder andere), auf dem Laufenden halten.

Welche Fragen sollten Sie stellen bzw. nicht stellen?

I. Kunze : Der Manager sollte nicht die Rolle des Arztes übernehmen und niemals über Diagnosen sprechen. Er muss in einer Managerhaltung bleiben, die richtigen Worte wählen, wenn er mit seinem Mitarbeiter spricht, und vor allem Empathie und Wohlwollen zeigen. Er kann ihm Fragen stellen wie „Wie lange wird die Abwesenheit voraussichtlich dauern?“, „Ist ein Arztbesuch geplant?“.

Die drei wichtigsten Punkte sind die geschätzte Dauer der Abwesenheit, dringende Aufgaben, die wieder aufgenommen werden müssen, und das Datum des nächsten Telefonkontakts.

Wie ist bei der Rückkehr nach einer Abwesenheit vorzugehen?

I. Kunze : Unabhängig von der Ursache der Abwesenheit sollte sich der Manager einen Moment Zeit für den Mitarbeiter nehmen, um ihn willkommen zu heißen und ihm die Veränderungen zu erklären, insbesondere wenn die Abwesenheit über einen längeren Zeitraum andauerte. Die Begrüßung ist bei der Rückkehr aus der Abwesenheit wichtig.

Bei längeren Abwesenheiten kann die Führungskraft ein Gespräch mit der Person vereinbaren, um zu verstehen, ob sie funktionelle Einschränkungen hat, ob ihr Pflichtenheft angepasst werden muss oder ob sie Unterstützung benötigt. Es kann ein regelmäßiges Gespräch mit dem Mitarbeiter vereinbart werden, um sicherzustellen, dass die Rückkehr an den Arbeitsplatz unter optimalen Bedingungen erfolgt. Je länger die Abwesenheit dauert, desto komplexer wird die Rückkehr an den Arbeitsplatz.