Perché la gestione delle assenze è essenziale per qualsiasi azienda?

Isabelle Kunze

Secondo l’Ufficio federale di statistica (UST), nel 2022 i lavoratori a tempo pieno perderanno in media 9,3 giorni di lavoro per motivi medici, il 20% in più rispetto al 2020 e al 2021. Ogni anno, le assenze per malattia o infortunio rappresentano un costo esorbitante per le aziende. Il costo medio di un giorno di assenza è di 1.000 franchi svizzeri.

La riduzione della produttività, l’aumento del carico di lavoro e lo stress dei dipendenti rimasti sono solo alcune delle conseguenze delle assenze. Le aziende devono sapere come gestirle in modo efficace. Isabelle Kunze, responsabile dei Corporate Health Services (CHS) e formatrice, fa luce sull’argomento.

Quali sono i problemi legati alle assenze che le aziende devono affrontare?

Isabelle Kunze : Secondo le statistiche dell’Ufficio Federale di Statistica, le assenze, e di conseguenza i relativi costi, sono in aumento. Quando un dipendente è assente, sia il manager che il dipendente devono conoscere le regole e avere i riflessi giusti. Quindi la domanda “cosa devo fare quando sono assente?” non dovrebbe nemmeno essere posta: la risposta dovrebbe essere già nota in anticipo. Le azioni da intraprendere dipendono dal tipo di assenza (breve o lunga, sporadica) e non richiedono lo stesso livello di supporto.

È importante che i dirigenti sappiano come gestire le assenze, in modo da potersi concentrare sui dipendenti presenti e distribuire il lavoro di quelli assenti. Per fare questo, l’organizzazione è fondamentale. È necessario organizzare la sostituzione durante l’assenza, pensare al team presente, assicurarsi che non sia sovraccarico ed eventualmente chiedere un contratto a tempo determinato in base alla durata dell’assenza, mantenendo un legame con la persona assente.

Come si possono individuare i segnali di allarme e ridurre o addirittura evitare le assenze?

I. Kunze : Nella maggior parte dei casi, le assenze ripetute di breve durata sono predittive di assenze più lunghe. Quindi, più si ripetono, più aumenta la possibilità che si trasformino in assenze a lungo termine. Per questo motivo è importante individuare le cause di queste assenze ricorrenti di breve durata organizzando colloqui con i dipendenti interessati.

Un colloquio preventivo può essere concordato anche se il manager nota un cambiamento nel comportamento di uno dei suoi dipendenti. Ad esempio, se una persona allegra diventa cinica o triste. Anche altri segnali dovrebbero allertare il manager, come il presenzialismo, il calo di rendimento, l’aumento degli straordinari, ecc.

Questi diversi approcci mostrano ai dipendenti che il loro manager si preoccupa di loro e della loro salute. Questo avrà un impatto positivo sulla loro relazione. È importante non pensare che il dipendente non voglia parlare. Al contrario, molti dipendenti ammettono di non essere mai stati contattati dal loro capo o dalle risorse umane quando erano assenti, anche se sarebbe stato apprezzato.

Per quanto mi riguarda, la gestione delle assenze è un’estensione del rapporto costruito con il dipendente prima dell’assenza. Se, come manager, manteniamo un buon rapporto con i nostri dipendenti, questi saranno più propensi a esprimersi anche prima che si verifichi l’assenza.

Come gestite le assenze? Quali regole si applicano?

I. Kunze : Per quanto riguarda il dipendente assente, le regole devono essere note prima dell’assenza. È necessario concordare un contatto telefonico tra il dipendente e il responsabile diretto per conoscere la durata prevista dell’assenza, stabilire le questioni urgenti da trattare e fissare la data del successivo contatto telefonico (chi deve chiamare chi e quando?). Il collegamento deve essere mantenuto per tutta la durata dell’assenza. Se questo collegamento viene perso fin dall’inizio, sarà molto complicato ricontattare il dipendente in seguito.

Per quanto riguarda il resto del team, le azioni da intraprendere dipendono dalla durata dell’assenza. In caso di assenza prolungata, il manager deve spiegare ai suoi collaboratori come verrà distribuito il lavoro del dipendente assente. Il manager non deve mai parlare di una diagnosi al team, a meno che il dipendente assente non lo autorizzi espressamente a farlo. È consigliabile parlare di un’interruzione del lavoro di durata variabile e tenere regolarmente informato il team sulla durata dell’assenza e sulle misure che verranno messe in atto (contratto a tempo determinato o altro).

Quali sono le domande da fare e quali quelle da non fare?

I. Kunze : Il manager non deve svolgere il ruolo di medico e non deve mai parlare di diagnosi. Deve mantenere un atteggiamento manageriale, scegliere le parole giuste quando parla con il dipendente e, soprattutto, mostrare empatia e gentilezza. Può fare domande come “quanto tempo si prevede che durerà l’assenza” o “è prevista una visita dal medico?

I tre punti essenziali da affrontare sono la durata stimata dell’assenza, i compiti urgenti da riprendere e la data del prossimo contatto telefonico.

Come si fa a tornare dopo un’assenza?

I. Kunze : Qualunque sia la causa dell’assenza, il manager dovrebbe dedicare un momento al dipendente per dargli il benvenuto e spiegargli i cambiamenti avvenuti, soprattutto se l’assenza è stata di lunga durata. L’accoglienza è importante quando si rientra da un’assenza.

Lors d’absences de longue durée, le manager peut fixer un entretien avec la personne pour comprendre si elle a des limitations fonctionnelles, si son cahier des charges doit être aménagé ou si elle a besoin de soutien. Un entretien régulier peut être convenu avec le collaborateur afin de s’assurer que le retour au travail se passe dans les meilleures conditions. Plus l’absence sera longue, plus la reprise au travail sera complexe.